Средства организационной техники

• средства обработки документов

• средства хранения, поиска и транспортировки документов

Средства обработки документов

В условиях современного офиса большое внимание должно уделяться обеспечению единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в технический архив или на микрофильмирование.

Для автоматизации оформительских и переплетно-брошюровочных работ используется большой набор технических средств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплетное оборудование, ламинаторы и многие другие устройства.

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты.

Ламинаторы — машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.

Фальцевальные машины — устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме.

Брошюровальные машины — устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Листоподборочные машины (коллаторы) — автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т. п. Комплексы аппаратуры позволяют подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Листоукладочные машины — вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Степлеры и проволокошвейные машины выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками.

Любые печатные материалы будут выглядеть более профессионально и будут гораздо более прочными, если их переплести. Современные переплетные машины позволяют получить документы представительского уровня качества. С помощью настольных переплетных машин можно оформлять деловую документацию, отчеты, буклеты, календари и прочую бумажную продукцию. Работа с этими устройствами проста и не требует специальной подготовки.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовые книг и брошюр.

Машины для уничтожения документов предназначены для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения. Все уничтожители снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли или брикетов.

Обзор подготовлен Игнатенко Анжеликой Юрьевной

E-mail: ignatenko.anjelika@yandex.ru